Privacybeleid.

Wie we zijn

SENS is een schoolplatform voor het basisonderwijs. Het wordt gebouwd en beheerd door Daist BV, ondernemingsnummer 1042.407.629, Veeliedenstraat 47 bus B, 3221 Holsbeek, België. SENS CV (i.o.) is de coöperatie van en voor scholen die het platform later zal dragen. In dit beleid betekent "SENS" of "wij": Daist BV.

Vragen over privacy stuur je naar privacy@sens.school. Ook een (vermoed) datalek of een beveiligingsprobleem meld je daar.

Twee rollen

• Op het platform (de schoolomgeving en het ouderportaal) is de school of het schoolbestuur verantwoordelijk voor de gegevens. SENS verwerkt ze enkel in opdracht van de school, volgens de verwerkersovereenkomst die we met elke school sluiten. Wil je je gegevens inzien, laten verbeteren of wissen, richt je dan eerst tot je school; wij helpen de school daarbij.
• Op deze website (sens.school, het contactformulier en de demo-aanvragen) is SENS zelf verantwoordelijk.

Welke gegevens op het platform

Enkel wat de school nodig heeft om les te geven, te evalueren en met ouders te communiceren:

• Identiteit en school: naam, klas, leerjaar, rol, schoolmailadres; voor ouders hun naam, mailadres, telefoonnummer en de band met hun kind.
• Onderwijs: planning, doelen, observaties, evaluaties, rapporten, aanwezigheden en de zorg die de school opvolgt.
• Communicatie: berichten, mededelingen en afspraken tussen school en ouders.
• Bestanden en foto's die de school oplaadt, met de toestemming die ouders gaven voor foto's.
• Technisch: aanmeldingen en een logboek van belangrijke handelingen, voor de veiligheid en om fouten op te sporen.

De meeste gegevens komen uit het schoolbeheersysteem van de school (bijvoorbeeld Informat), via een koppeling die de school zelf aanzet.

Google en Microsoft

Een school kan SENS koppelen aan haar eigen Google Workspace for Education of Microsoft 365. SENS vraagt daarbij enkel wat de school aanzet, en een beheerder van de school geeft daar zelf toestemming voor.

Onderdeel	Wat SENS gebruikt	Waarvoor
Aanmelden	Naam, mailadres en de identiteit van het account	Je aanmelden in SENS met het account van de school. SENS kent of bewaart je wachtwoord niet.
Accounts	De gebruikers van de school (naam, adres, status)	Een account maken voor wie nieuw is op school en het schorsen bij vertrek, enkel als de school dat aanzet en bevestigt. SENS verwijdert nooit een account en bewaart geen wachtwoorden.
Groepen	Groepen en hun leden	Mailgroepen voor klassen, personeel en ouders bijhouden, volgens de klassen in SENS.
Agenda	De agenda "SENS" van het personeel, en de schoolagenda	Afspraken, oudercontacten en vakanties in de agenda zetten.
Bestanden	De map of SharePoint-site die de school voor SENS kiest	Lesmateriaal, leerlingbestanden en schooldocumenten bewaren in de omgeving van de school zelf. SENS krijgt geen toegang tot andere mappen of sites.

Voor gegevens van Google én Microsoft geldt hetzelfde: SENS gebruikt ze enkel voor de functies hierboven, op vraag van de school. We verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame of profilering, laten geen mensen meelezen behalve wanneer de school dat vraagt voor ondersteuning of de wet het vereist, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Een school kan de koppeling op elk moment stopzetten in haar eigen Google Admin-console of Microsoft Entra-beheercentrum.

Waar de gegevens staan

• Het platform draait op servers van Oracle Cloud in Frankfurt (Duitsland), de databank en de versleutelde back-ups in Amsterdam (Nederland): beide in de Europese Unie.
• Werkt een school met Google of Microsoft, dan staan haar bestanden in haar eigen omgeving bij Google of Microsoft. Werkt een school zonder, dan bewaart SENS de bestanden in de Europese Unie.
• Rapportcommentaar en andere hulp met AI draaien op een taalmodel op onze eigen servers. Gegevens van leerlingen gaan niet naar een externe AI-dienst.
• Vertalingen van berichten voor ouders gebeuren met een vertaaldienst op onze eigen servers.
• Mails vertrekken via een mailprovider; wachtwoorden en sleutels van het platform staan in een kluis in de Europese Unie (Bitwarden).

We werken enkel met dienstverleners die de AVG (GDPR) volgen, en sluiten met hen de nodige afspraken. De school krijgt op vraag de volledige lijst.

Hoelang we gegevens bewaren

Zolang de school SENS gebruikt en volgens de termijnen die de school instelt in SENS (bijvoorbeeld hoelang na een vertrek een account blijft bestaan). Stopt een school met SENS, dan krijgt ze haar gegevens terug en wissen we ze daarna, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren. Logboeken bewaren we beperkt in tijd.

Beveiliging

Elke school ziet enkel haar eigen gegevens. Verbindingen zijn versleuteld, geheimen worden versleuteld bewaard, toegang hangt af van de rol op school, en belangrijke handelingen worden gelogd. Bij een datalek verwittigen we de school zonder onnodige vertraging, zodat ze haar wettelijke plichten kan nakomen.

Deze website

• Vul je het contactformulier of een demo-aanvraag in, dan gebruiken we je naam, school en contactgegevens enkel om je te antwoorden. We bewaren ze niet langer dan nodig.
• We meten het bezoek aan de website anoniem met Umami, dat op onze eigen server draait: zonder advertentiecookies, zonder je over websites heen te volgen, en zonder dat een derde partij de gegevens ziet.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor gegevens op het platform vraag je dat aan je school; voor de website aan privacy@sens.school. Ben je niet tevreden over hoe we met je vraag omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we gegevens verwerken, dan passen we dit beleid aan en verwittigen we de scholen. De datum bovenaan zegt wanneer het laatst gewijzigd is.